Partnerite ja müüjate otsimine ja koordineerimine

Väljakutse: Erinevate müüjate-kauplejate otsimine ajasurve all ja nende igapäevane koordineerimine koostöösuhtes võib olla sündmuse korraldajale keeruline, segadust ja ebakindlust tekitav ning stressirohke. Oluline on tagada, et kõik müüjad registreeruksid õigeaegselt, oleksid informeeritud, järgiksid ürituse nõudeid, ajakavasid ja eeskirju.

Lahendus: Tõhus partnerite haldamise süsteem, mis hõlbustab selget suhtlust, lepingute haldamist ja ajakava koostamist, ja lihtsustab protsessi. Regulaarne suhtlemine ja uuenduste/muudatuste edastamine on samuti hädavajalik, et kõik toimiks ja midagi meelest ei läheks kiirel ajal.

Proventes on sajad kogenud kaubitsejad, kes on harjunud käima just festivalidel, messidel, suvepäevadel ja teistel suurematel ja väikematel sündmustel. Avalda oma üritus ja nad leiavad su kohe üles.

 

Logistika ja taristu

Väljakutse: Ürituse logistika, nagu asukoha paigutus, elektrivarustus, jäätmekäitlus ja turvalisus, nõuab hoolikat planeerimist ja haldamist. Iga pisike unustatud asjaolu või viia probleemini ja põhjustada suuri häireid sündmuse edukas korraldamises.

Lahendus: Detailne logistiline planeerimine, sealhulgas varuplaanid, on oluline. Tehnoloogia (nt ürituse haldustarkvara) kasutamine võib märkimisväärselt parandada tõhusust ja koordineerimist ning aitab vältida vigu, mis tekivad suurest töömahust, paljudest failidest, ajakulust ja stressi survest. Mida rohkem on partnereid, seda rohkem on samaaegselt väga erinevaid vajadusi nende poolt vaja rahuldada, selgitada ja lahendada.

Proventes planeerid festivali või muu ürituse alaplaani nii, et kogu vajalik info on ühes kohas, loogiline ja kättesaadav.

 

Litsentsid ja vastavus

Väljakutse: Kõikide vajalike litsentside hankimine, aga ka vajalike koostöölepingute vormistamine ja vastavuse tagamine kohalike seaduste ja määrustega (tervis ja ohutus, alkoholilitsentsid, müramäärused jne) võib olla aeganõudev ja keeruline.

Lahendus: Varajane koostöö kohalike omavalitsustega ja põhjalik arusaam seaduslikest nõuetest on abiks. Abiks on ka süsteemne töö ja check-listide (kontrollnimekirjade) kasutamine. Eksperdi kasutamine tagab, et kõik õiguslikud aspektid on kaetud.

Provente aitab sul sõlmida partneritega lepinguid lihtsalt ja mugavalt nii, et sinu õigused on alati kaitstud.

 

Turundus ja reklaam

Väljakutse: Piisava hulga külastajate, aga ka sobivate, maksejõuliste kauplejate ja partnerite meelitamine sündmusele, et see igati õnnestuks, nõuab tõhusat turundust ja reklaami. See hõlmab sihtrühmani jõudmist õigetes kanalites, õige sõnumiga ja õigel ajal ning ürituse eristamist teistest.

Lahendus: Terviklik turundusstrateegia, mis kasutab erinevaid kanaleid (sotsiaalmeedia, e-posti turundus, koostöö mõjutajatega, aktiivne suhtlus partnerite-kauplejate-teenusepakkujatega jne), on hädavajalik. Kaasahaarav sisu, kampaaniad ja varajased sooduspakkumised võivad osalust suurendada.

Provente aitab sul ees ootava sündmuse info viia õigel ajal õigete inimesteni.

 

Finantsjuhtimine ja eelarvestamine

Väljakutse: Ürituse eelarve haldamine, kulude katmine, piisaval hulgal koostööpartnerite (kauplejad, sponsorid, esitluspinnad, tugiteenused) kaasamine ja kasumlikkuse tagamine on suured mured paljudele sündmuste korraldajatele. Ootamatud kulud ja tulude puudujäägid võivad kujutada endast olulist riski õnnestumisel.

Lahendus: Detailne eelarvestamine ja finantsplaneerimine on hädavajalikud. Kauplejate ja koostööpartnerite otsimine turult on väljaminek, mida on keeruline ette planeerida (suurus, aega). Kulude ja tulude regulaarne jälgimine, soodsate tingimuste läbirääkimine müüjatega ja finantspuhvri olemasolu võivad riske vähendada. Tarkvara kasutamine aitab hoida selget ülevaadet koostöölepingute tunnelist, võimalikest sissetulekutest ja ürituse finantsseisust tervikuna juba planeerimise faasis.

Provente abil saad varakult müüa osalemiskohti ja kindlustada nii varase sissetuleku enne ürituse toimumist ja kindlustada oma tagalat.